Dewasa ini, pengelolaan kepegawaian kian mengarah ke arah otomasi dan digitalisasi. Salah satu aspek kunci dari otomasi dan digitalisasi pengelolaan kepegawaian ini adalah hadirnya Document Management System (DMS) yang terintegrasi dengan layanan kepegawaian MyASN (https://myasn.bkn.go.id/) atau Portal ASN Digital (https://asndigital.bkn.go.id/).
Perubahan besar pengelolaan kepegawaian yang juga langkah awal dari era baru pemutakhiran data kepegawaian secara nasional dimulai sejak tahun 2015, saat Badan Kepegawaian Negara (BKN) merilis Sistem Pendataan Ulang PNS Elektronik (e-PUPNS). Melalui sistem ini, para Pegawai Negeri Sipil (PNS) diwajibkan untuk melakukan pendataan ulang serta mengunggah dokumen kepegawaian yang dimiliki.
Saat ini, layanan dan informasi kepegawaian mulai terintegrasi serta dapat diakses secara mandiri melalui portal ASN Digital. Portal ASN Digital ini merupakan Platform Digital Manajemen ASN Terpadu yang memiliki banyak fitur seperti layanan individu ASN yang mencakup MyASN, Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), ASN Karier, serta layanan manajemen ASN seperti Manajemen Talenta, Perencanaan Kebutuhan, Integrated Mutasi (I-MUT) dan layanan terkait kepegawaian lainnya.
Apa Itu Document Management System (DMS)?
Document Management System (DMS) merupakan bagian dari Sistem Informasi ASN berbasis digital yang terintegrasi dan terkolaborasi untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan Arsip ASN serta menjamin keutuhan, kerahasiaan, keamanan dan keotentikannya.
DMS dapat diakses secara daring melalui portal ASN Digital, dan di dalamnya terdapat fitur-fitur penyimpanan untuk berbagai arsip ASN, yakni Arsip ASN Utama dan Arsip ASN Kondisional.
Arsip ASN Utama meliputi Daftar Riwayat Hidup, D2NIP/PERTEK NIP, SK CPNS dan/atau SPMT CPNS, SK PNS, Riwayat Pendidikan, Riwayat Kenaikan Pangkat, Riwayat SK Pelantikan/Pengangkatan dalam Jabatan, dan Riwayat Diklat.
Baca Juga:
Sementara Arsip ASN Kondisional terdiri dari Riwayat pindah instansi, Riwayat Pemberhentian, Riwayat Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN), dan berbagai arsip kepegawaian lainnya.
Kenaikan Pangkat Otomatis dan DMS Kepegawaian
Pada Tahun 2025, BKN telah melaksanakan uji coba implementasi Kenaikan Pangkat Otomatis (KPO). Uji coba KPO ini akan menempatkan akurasi data dan ketersediaan dokumen kepegawaian menjadi kebutuhan yang sangat strategis.
Kelengkapan data dan dokumen kepegawaian akan mempermudah BKN dalam menerapkan KPO sebagai layanan berbasis digital untuk pemrosesan kenaikan pangkat PNS tanpa berkas fisik (paperless) dan real-time.
Skor Kelengkapan Arsip Digital
Untuk memantau kelengkapan dokumen kepegawaian yang telah diunggah dan disinkronisasi dengan system MyASN, DMS memiliki fitur Skor Kelengkapan Arsip Digital. Skor kelengkapan arsip ini dihitung secara otomatis di mana setiap jenis Arsip ASN memiliki skor arsip dengan rentang skor 0 – 100 yang terdiri dari Skor Arsip ASN Utama dan/atau Skor Arsip ASN Kondisional.
Arsip ASN memiliki Skor Kelengkapan Arsip ASN dengan kategori sebagai berikut:
- Perolehan nilai Skor Kelengkapan Arsip >90 diberi kategori Sangat Lengkap;
- Perolehan nilai Skor Kelengkapan Arsip 55,6 – 90 diberi kategori Lengkap;
- Perolehan nilai Skor Kelengkapan Arsip 30 – 55,5 diberi kategori Cukup Lengkap; dan
- Perolehan nilai Skor Kelengkapan Arsip <30 diberi kategori Kurang Lengkap.
Cara Memperbarui Data pada Document Management System (DMS)
Guna mendukung kebijakan otomasi dan digitalisasi pengelolaan kepegawaian yang dicanangkan oleh BKN, tentu diharapkan seluruh pegawai ASN dapat melengkapi arsip kepegawaiannya dalam sistem DMS, hingga mencapai Skor Lengkap atau Sangat Lengkap.
Baca Juga:
Untuk itu, berikut adalah beberapa langkah dalam memperbarui data pada DMS, agar Skor Kelengkapan Arsip Digital dapat meningkat.
Memeriksa Dokumen Kepegawaian yang belum Memiliki Arsip Digital
Langkah awal yang dapat dilakukan adalah masuk melalui portal ASN Digital, lalu pilih Layanan Individu ASN, kemudian pilih MyASN.
Tampilan Dashboard MyASN:
Skor Kelengkapan Arsip yang tampil tentu berbeda bagi setiap orang, karena tergantung dari kelengkapan arsip digital yang telah ada dan tersinkronisasi dengan sistem MyASN.
Klik pada tombol / kotak informasi DMS, sehingga dapat tertampil jenis Arsip Utama dan Arsip Kondisional yang telah ada.
Kondisi yang terjadi pada arsip digital saya di antaranya adalah kurangnya arsip digital pada Golongan, Jabatan, Pendidikan dan beberapa arsip digital lain. Dari hasil koordinasi dengan Badan Kepegawaian Daerah (BKD), kondisi ini dapat disebabkan oleh dua hal, yakni arsip digital memang belum pernah diunggah ke sistem, dapat pula sudah terunggah tetapi belum terpetakan / ter-mapping ke masing-masing jenis arsip di maksud.
Baca Juga:
Mengatasi kondisi ini, kita dapat mengunggah secara langsung arsip digital yang telah disiapkan, untuk kemudian nanti di verifikasi oleh Verifikator Unit Kerja dan Persetujuan dari BKD.
Menambahkan Arsip Digital ke Sistem DMS
Untuk menambahkan arsip digital dimaksud, pada tampilan kelengkapan arsip terdapat fitur unggah, sebagai contoh adalah proses unggah untuk Daftar Riwayat Hidup (DRH) Pegawai. Sebelumnya, perlu kita ingat bahwa DRH yang dimaksud adalah DRH yang dihasilkan dari MyASN, dapat diakses melalui laman utama Dashboard MyASN.
Setelah dicetak secara digital, langkah berikutnya adalah diunggah.
Klik Upload Dokumen, dan cari lokasi arsip digital. Klik OK / Upload. Bila berhasil, akan ada notifikasi bahwa dokumen berhasil diunggah.
Langkah berikutnya adalah berkomunikasi dengan Verifikator Unit Kerja dan/atau Administrator pada BKD masing-masing instansi.
Bila dokumen digital yang diunggah telah sesuai dan telah berhasil diverifikasi oleh Verifikator Unit kerja dan Administrator BKD, Skor Kelengkapan Arsip Digital akan bertambah.
Baca Juga:
Referensi:
Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System
*ttps://www.bkn.go.id/bkn-uji-coba-implementasi-kpo-ppo-lewat-pilot-project-45-instansi-pemerintah/
*ttps://www.bkn.go.id/wp-content/uploads/2015/08/buku-petunjuk-epupns-admin.pdf
*ttps://loker.bkn.go.id/index.php/s/67xQXpojDJxZNfz
