Dari artikel Cara Menyusun Naskah Pidato, kita telah mengetahui gambaran umum tentang pengertian, tujuan dan sistematika pidato. Penyusunan naskah pidato juga memiliki trik khusus, karena naskah pidato harus enak dibaca dan mudah dipahami secara verbal. Esensi naskah pidato adalah untuk diucapkan, bukan untuk dipahami dengan cara dibaca.
Pada kesempatan ini kita akan membahas tentang tips mempersiapkan naskah sambutan kepala daerah. Pada umumnya, cukup banyak agenda kepala daerah di mana beliau harus memberikan sambutan. Seperti agenda pembukaan suatu event kegiatan dan peresmian suatu gedung/tempat publik.
Sumber Rujukan Sambutan Kepala Daerah
Mempersiapkan naskah sambutan kepala daerah tentu tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Mengingat naskah ini akan dipelajari dan digunakan oleh Kepala Daerah dalam menyampaikan amanat/sambutan. Bila terdapat kesalahan dalam penyusunan naskah, tentu akan berakibat tidak baik ke depannya. Untuk itu perlu diperoleh bahan dan data dari sumber-sumber yang relevan untuk dapat dijadikan bahan rujukan sambutan.
Salah satu daerah yang menetapkan pedoman penyusunan sambutan adalah Walikota Probolinggo melalui Peraturan Walikota Probolinggo Nomor 16 Tahun 2017 Tentang Tata Cara Penyusunan Sambutan, Pidato, Dan Pernyataan Resmi Kepala Daerah. Meskipun peraturan itu hanya berlaku untuk Kota Probolinggo, namun secara substansi dapat diadopsi oleh pemerintah daerah lain.
Dalam Pasal 8 ayat (3) peraturan tersebut, beberapa sumber rujukan sambutan kepala daerah antara lain:
- arahan/petunjuk Kepala Daerah;
- masukan dari Kepala SKPD, instansi terkait, dan pelaku usaha atau masyarakat penyelenggara kegiatan;
- peraturan perundang-undangan;
- media cetak, elektronik, dan media online;
- literatur; dan
- informasi aktual yang berkembang pada masyarakat.
Tips Mempersiapkan Bahan Sambutan
Mengetahui Daftar Undangan Menghadiri Kegiatan
Meski terkesan sepele, mengetahui undangan yang hadir di tempat kegiatan penting dalam proses mempersiapkan sambutan kepala daerah. Pasalnya, sebagaimana kita bahas dalam artikel sebelumnya, pemberian penghormatan kepada para pendengar berada tepat setelah salam dan mukadimah. Kita selaku tim penyusun sambutan, tentu tidak ingin Kepala Daerah tidak mendapatkan informasi tentang siapa yang hadir dan dianggap tidak menghormati para pendengar karena salah dalam menyapa, atau justru ada yang tidak di sapa.
Bila ada unsur pejabat yang hadir, tentu penting bagi tim penyusun sambutan untuk mengetahui nama lengkap beserta jabatan para pejabat tersebut. Hal tersebut perlu turut dipersiapkan, bilamana Kepala Daerah ingin lebih akrab dan lebih hangat dalam menyapa para pendengar. Di sisi pendengar, tentu perhatian pendengar akan semakin kuat dengan adanya sapaan dan penghormatan langsung yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Memiliki data undangan, selain akan membantu tim penyusun sambutan, juga akan sangat membantu protokoler dan acara. Di mana mereka yang akan mengatur jalannya protokoler dan acara dimaksud.
Mengetahui Gambaran Umum Kegiatan
Kenapa gambaran umum kegiatan penting untuk diketahui?
Bila diilustrasikan, mengetahui gambaran umum kegiatan untuk menyusun bahan sambutan sama dengan sama dengan mengetahui dresscode pada suatu acara. Suatu hal yang sangat memalukan bila kita mempersiapkan bahan sambutan kepala daerah, tanpa mengetahui gambaran kegiatan sehingga kepala daerah dalam menyampaikan sambutan menjadi ‘tindak nyambung’ dengan konteks kegiatan.
Gambaran kegiatan –dalam bahasa dinas mungkin dapat dibahasakan sebagai Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term of Reference (TOR)— dapat pula digunakan untuk membantu tim penyusun sambutan dalam menyampaikan maksud dan tujuan pidato sambutan, atau juga menyampaikan harapan-harapan dari kepala daerah kepada para pendengar.
Sebagai contoh, dalam sambutan pembukaan pelatihan penyusunan laporan keuangan, dalam KAK kegiatan disebutkan bahwa tujuan dari kegiatan adalah
“Agar peserta dapat memahami ketentuan tentang akuntansi berbasis akrual, dan dapat menyusun laporan keuangan secara baik”.
Tim penyusun sambutan kemudian dapat mengolah kalimat tersebut (sebagai bahan masukan kepada Kepala Daerah), misalnya
“Saya berharap dari kegiatan pelatihan ini, saudara-saudara para peserta serius mengikuti semua rangkaian kegiatan, sehingga para peserta sekalian dapat memahami akuntansi berbasis akrual dengan baik. Sehingga pada akhirnya laporan keuangan kita nanti dapat tersaji sesuai standar akuntansi yang berlaku, seraya terus berupaya agar kita dapat memperoleh Opini WTP”.
Rajin Membaca RPJMD
Dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) umumnya disusun sebagai penjabaran dari visi dan misi kepala daerah. Dalam dokumen ini akan termaktub secara lengkap mulai dari isu strategis, visi dan misi, arah kebijakan, dan program-program prioritas kepala daerah.
Dalam menyusun bahan sambutan kepala daerah, tentu akan baik jika tim mencantumkan isu strategis hingga arah kebijakan dan program prioritas kepala daerah sesuai dengan konteks kegiatan.
Misalnya, dalam kegiatan peresmian jalan desa. Dan di dalam RPJMD tercantum bahwa infrastruktur menjadi fokus utama kepala daerah dalam menjalankan roda pemerintahan, tentu menarik bila kita menulis bahan sambutan sebagai berikut,
“Saudara-saudara sekalian, peresmian jalan desa ini merupakan bukti nyata bahwa pemerintah hadir di masyarakat. Pemerintah mendengar aspirasi masyarakat dan terus berupaya untuk membawa masyarakat ke arah sejahtera. Pengembangan infrastruktur jalan, jembatan dan infrastruktur lain merupakan salah satu fokus utama kami dalam mewujudkan cita-cita mulia tersebut”.
Sumber:
Peraturan Walikota Probolinggo Nomor 16 Tahun 2017 Tentang Tata Cara Penyusunan Sambutan, Pidato, Dan Pernyataan Resmi Kepala Daerah (download di sini)
https://freepik.com (gambar)
