Cara Menulis Press Release Yang Baik

Sebagaimana kita ketahui bersama, jalannya roda pemerintahan tidak mungkin terlepas dari media, baik media cetak, media elektronik, bahkan yang saat ini sedang booming yaitu media online. Bahkan terkadang, humas dari setiap instansi pemerintahan telah menjalin kerja sama dengan media tersebut dalam bentuk advertorial.

Advertorial sendiri adalah bentuk periklanan yang disajikan dengan menggunakan gaya penulisan jurnalistik yang lebih halus. Yang artinya menggunakan pola enam unsur berita, yaitu 5W+1H. Seperti pada penulisan straight news dan depth news atau feature.

Dari sisi pihak yang merilis berita atau informasi, biasanya kita mengenal Press Release. Dalam artikel ini kita akan mendiskusikan tentang apa itu press release, jenis-jenis press release dan bagaimana cara menyusun press release.

Apa Itu Press Release?

Merujuk pada artikel dalam akudigital.com, Press release adalah informasi yang dibuat dan disusun oleh Public Relations (PR) / disebut Humas di suatu industri, organisasi ataupun lembaga dengan tujuan memberikan informasi kepada publik melalui media massa/surat kabar baik online maupun offline.

Press release bisa juga disebut sebagai Siaran Pers ataupun Pers Rilis.

Pers Rilis juga dapat dipahami sebagai informasi/berita yang disebarluaskan oleh sebuah organisasi kepada khalayak melalui media massa seperti koran, televisi, radio, atau situs online dengan tujuan tertentu. Pada umumnya, tujuan pemberian press release untuk mendapatkan publisitas, promosi, branding, atau pencitraan.

Senada, dalam Wikipedia dijelaskan bahwa Siaran Pers adalah sebuah tulisan ataupun rekaman yang ditujukan langsung pada media dengan tujuan untuk mengumumkan sesuatu yang memiliki nilai berita agar terpublikasi di media massa.

Jenis – Jenis Press Release

Press Release sendiri banyak jenisnya. Beberapa di antaranya adalah:

1. General News / Berita Umum / Siaran Berita. Merupakan bentuk paling umum dari press release, yang berisikan berita tentang sebuah peristiwa. Jenis ini lazim digunakan dan umumnya dipakai oleh beberapa pihak dalam menyampaikan berita.
2. Event Press Release / Siaran Pers Acara. Digunakan untuk mempromosikan acara yang diselenggarakan. Press release jenis ini menjelaskan detail-detail tentang event yang sedang terlaksana di sebuah tempat.
3. Launch Release / Siaran Pers Peluncuran Bisnis / Bisnis Baru. Format siaran pers ini mirip dengan rilis berita umum, tetapi lebih menekankan pada ketepatan waktu.
4. Product Press Release / Peluncuran dan Pengumuman Produk. Berisikan spesifikasi produk yang mengumumkan produk atau fitur baru dan harus memastikan untuk menyoroti aspek-aspek menarik yang membuat berita ini layak untuk diberitakan.
5. Executive, Staff, dan Employee Press Release / Siaran Pers Perubahan Eksekutif, Staf, dan Karyawan. Contoh dari jenis ini dalam lingkup pemerintahan adalah rilis tentang adanya pejabat-pejabat penting yang baru dilantik, misalnya Pelantikan Menteri. Umumnya berisikan biografi pejabat tersebut.

Teknik Penulisan Press Release

Menemukan Intisari

Dapat kita fahami bahwa hal terpenting dalam penyusunan rilis adalah memikirkan dan menentukan intisari atau tema dari informasi yang akan disampaikan kepada masyarakat. Jika tema sudah ditentukan, selanjutnya akan lebih mudah. Dan tema tersebut dapat dijadikan judul untuk press release.

Judul yang diambil haruslah unik sehingga pembaca tertarik untuk membaca. Hal ini sangat penting karena yang pertama dibaca kali pertama dari sebuah artikel adalah judul.

Membuat Judul Press Release

Setelah kita sepakati bahwa penentuan judul yang tepat sangat penting, berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan judul Press Release.

1. Judul Harus Singkat dan Padat. Kita harus ingat bahwa dalam industri media, kita ambil media online sebagai contoh, jumlah karakter dalam judul sangat terbatas. Sehingga harus dipikirkan secara matang, kalimat yang akan digunakan.
2. Gunakan Kalimat Aktif. Pemilihan kalimat aktif dan pasif akan sangat menentukan feel dan kesan serta efek yang berbeda bagi pembaca.
3. Nama Orang Bisa Menjadi Judul. Perlu diperhatikan bahwa nama orang yang menjadi judul haruslah seorang public figure, yang artinya harus dikenal oleh banyak orang.

Menggunakan Teori Piramida Terbalik

Pada press release, bagian awal konten setelah judul utama dan subjudul (jika ada) dapat kamu isi dengan lead (news lead). Pembuat press release harus menyusun rangkaian kata-kata sehingga membentuk paragraf yang dapat menjelaskan isi dari keseluruhan release tersebut.

News lead merupakan ujung tombak dari sebuah press release.

Sebagai bagian kedua yang akan dibaca setelah judul, lead harus dapat menjelaskan intisari dari release, maka pembaca tidak akan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan secara menyeluruh dan begitu pula sebaliknya.

Perlu diingat juga bahwa ruang berita terbatas. Sehingga umumnya jumlah karakter dalam rilis sudah ditentukan batas maksimalnya. Kita perlu menyusun rilis secara baik, ringkas dan padat serta jelas.

5W + 1H

Rumusan 5W1H diperkenalkan pertama kali oleh seorang penulis novel, cerita pendek, dan penyair, Rudyard Kipling. Ia juga diketahui sudah berkarier selama 7 tahun sebagai editor di beberapa majalah ternama.

Rumusan 5W1H miliknya dinilai menjadi yang paling mudah untuk memecahkan berbagai masalah dan merumuskan informasi. Meski terlihat ringkas, unsur 5W1H dianggap mampu menjadi pedoman penuh untuk mengembangkan suatu cerita atau informasi.

Urutan penggunaan 5W+1H bebas sesuai selera penulis. Gunakan ejaan yang baik dan benar sesuai EYD

• Who (Siapa)
• When (Kapan)
• Where (Di Mana)
• What (Apa yang Terjadi)
• Why (Mengapa Bisa Terjadi)
• How (Bagaimana Bisa Terjadi)

Yang terpenting adalah, keenam unsur tersebut masuk dalam rilis.

Menambahkan Ilustrasi

Tidak hanya berfungsi sebagai penambah estetika, penggunaan foto yang memiliki nilai story telling, dapat menambah kedalaman informasi.

Penggunaan ilustrasi yang menarik juga bertujuan untuk meningkatkan rasa keingintahuan pembaca. Dengan menggunakan gambar ilustrasi yang menarik secara tidak langsung memberikan gambaran kepada pembaca mengenai isi rilis.

Check and Re-Check

Sangat terlihat tidak profesional, bila dalam rilis berita terdapat banyak kesalahan ketik. Terutama pada rilis yang dikeluarkan oleh pemerintah, kesalahan ketik terutama kesalahan data tidak boleh terjadi.

Pengecekan ulang dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi kesalahan-kesalahan tersebut.

Narahubung / contact person juga perlu dicantumkan dalam rilis. Dengan tujuan agar media dapat menghubungi sewaktu-waktu bila terdapat beberapa hal yang ingin dikonfirmasikan. Tetapi tidak perlu dikhawatirkan, karena narahubung ini hanya untuk konfirmasi dan tidak dirilis dalam media.

Menjalin Kemitraan Dengan Media

Hal penting lain dalam mengelola pers rilis adalah dengan menjalin kemitraan yang positif dengan pihak media. Hal ini penting, terlebih pada media cetak yang memiliki jadwal khusus untuk rilis dan proses percetakan.

Rilis harus dikirimkan kepada media tepat waktu, lebih cepat lebih baik, karena semakin cepat mengirim press release, semakin besar peluang untuk mendapatkan coverage pemberitaan yang tinggi.

Kendala yang Sering Terjadi dalam Penulisan Press Release

Kendala yang paling sering dialami dalam penyusunan Press Release adalah data. Kendala ini sering terjadi, terutama karena rilis ini dikeluarkan oleh Humas dari instansi pemerintah. Di mana tidak boleh ada kesalahan angka dari data-data publikasi pemerintah.

Salah satu solusinya adalah, dengan berkomunikasi dengan tim penyusun sambutan.

Tim Penyusun Sambutan, adalah tim yang bertugas menyusun bahan-bahan sambutan Kepala Daerah. Umumnya tim ini yang selalu mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, sebelum digunakan oleh Kepala Daerah dalam memberikan sambutan.

Untuk tips dan cara penyusunan sambutan yang biasanya dilakukan oleh tim penyusun sambutan, dapat diakses melalui link ini.

Demikian adalah gambaran umum tentang apa itu Press Release serta bagaimana tahapan dan cara menyusun press release.

Sumber:

*ttps://www.jurnal.id/id/blog/mengenal-iklan-advertorial/

*ttps://kumparan.com/berita-hari-ini/apa-pengertian-dari-5w1h-simak-penjelasan-berikut-1touNFUoksi/full

*ttps://id.wikipedia.org/wiki/Siaran_pers

*ttps://glints.com/id/lowongan/apa-itu-press-release-dan-contohnya/

*ttps://indonesiapr.id/jenis-jenis-siaran-pers/

*ttps://darunnajah.com/cara-membuat-pres-release-agar-layak-dimuat-di-media-cetak/ (gambar piramida terbalik)

*ttps://freepik.com (gambar)