Analisis Jabatan: Pengertian, Manfaat dan Tahapan Penyusunannya

Analisis jabatan merupakan salah satu unsur penting dalam pengelolaan sumber daya manusia pada instansi pemerintah. Undang – Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, pada pasal 56 ayat (1) secara jelas menyatakan bahwa “Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja”.

Untuk itu, tentu penting bagi kita setiap pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk dapat memahami, atau sekurang-kurangnya dapat mengerti, tidak hanya apa yang menjadi pengertian dari analisis jabatan, namun juga mengetahui gambaran tentang manfaat dan bagaimana tahapan penyusunan analisis jabatan.

Pengertian Analisis Jabatan

Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja, analisis jabatan didefinisikan sebagai sebuah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan.[1]

LAN atau Lembaga Administrasi Negara sebagai lembaga negara non kementerian yang salah satu tugasnya adalah untuk meneliti, mengkaji dan melakukan inovasi manajemen ASN, mendefinisikan analisis jabatan sebagai proses, metode, dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya.

Lebih lanjut, Komarudin (1979) dalam Modul Analisis Jabatan Oleh Tri Priyo Sudjatmiko, dkk. mendefinisikan analisis jabatan sebagai aktivitas atau proses untuk meneliti, memisah-misahkan dengan metode tertentu, menghubungkan dalam suatu keseluruhan setiap komponen pekerjaan untuk menetapkan pekerjaan dan tugas, guna mencapai tujuan tertentu.

Masih dalam sumber yang sama, F.A. Rompas memberikan definisi analisis jabatan sebagai suatu prosedur atau proses untuk mengungkapkan keadaan fakta nyata secara sistematis mengenai suatu jabatan (job), agar dapat diterapkan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan oleh pimpinan organisasi.

Sugiyono dalam Jurnal Pentingnya Analisis Jabatan Dalam Meningkatkan Kompetensi Organisasi oleh Wahdati, dkk. (2022) mengartikan analisis jabatan sebagai sebuah proses sistematis yang bertujuan untuk mengetahui tentang pokok dari jabatan yang terdiri dari beberapa tugas, pekerjaan, kewenangan, dan pertanggung jawaban, serta tentang ketentuan-ketentuan kualifikasi dari hal yang di cari seperti, pengalaman, keahlian, kemampuan, pendidikan agar dapat mengerjakan tugasnya dengan baik dalam jabatannya.

Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat kita pahami bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses, metode, dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, kemudian mengolahnya menjadi suatu informasi jabatan, dan menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta ketatalaksanaan pada suatu instansi pemerintahan.

Dasar Peraturan tentang Analisis Jabatan

Sebagaimana telah sedikit disinggung di atas, analisis jabatan merupakan salah satu perintah dari Undang – Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, yang mengamanatkan bahwa sebelum menetapkan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS, setiap instansi harus terlebih dahulu menyusun analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Dalam perjalanannya, terdapat beberapa dasar hukum terkait dengan analisis jabatan, khususnya bagi jajaran instansi pemerintah daerah, yaitu di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Undang – Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah;

Selain peraturan tersebut, dalam penyusunan analisis jabatan pada instansi pemerintah daerah, masih terdapat beberapa peraturan lain yang terkait seperti Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Pedoman Pelaksanaan Evaluasi Jabatan Pegawai Negeri Sipil, dan lain sebagainya.

Elemen Penting dari Analisis Jabatan

Dalam memahami analisis jabatan, terdapat 2 (dua) elemen penting yang perlu untuk kita ketahui, yaitu elemen Job Description atau Deskripsi Jabatan dan elemen Job Spesification atau Spesifikasi Jabatan.

Kedua elemen tersebut akan coba kita ulas bersama, sebagai berikut:

Job Description (Deskripsi Jabatan)

Job Description atau deskripsi jabatan merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta yang telah ada. Keberadaan deskripsi jabatan tentu merupakan hal yang sangat penting utamanya untuk perbedaan pemahaman atau cara pandang terhadap suatu jabatan.

Deskripsi jabatan juga perlu ada untuk dapat mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh aparatur.

Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan di dalam Job Description atau deskripsi jabatan, adalah sebagai berikut:

1. Identitas jabatan seperti nama dari jabatan, bagian jabatan dan kode jabatan yang ada di dalam organisasi tempat bekerja;
2. Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki;
3. Penjelasan mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut;
4. Penjelasan mengenai hubungan dengan jabatan lain;
5. Pengawasan apa yang perlu dilakukan;
6. Peralatan apa yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut; serta
7. Keadaan lingkungan tempat bekerja.

Job Specification (Spesifikasi Jabatan)

Job specification atau spesifikasi jabatan dapat kita pahami sebagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh aparatur yang akan menduduki suatu jabatan, agar dia dapat melaksanakan pekerjaan dalam jabatan tersebut dengan maksimal.

Adapun beberapa hal yang perlu dimasukkan ke dalam Job specification atau spesifikasi jabatan, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki;
2. Persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki;
3. Persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur; serta
4. Persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan mental.

Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan

Drs. Suparjiyanta dalam Modul Analisis Jabatan Oleh Tri Priyo Sudjatmiko, dkk., menyebutkan bahwa terdapat beberapa manfaat informasi jabatan bagi organisasi, khususnya dalam bidang manajemen sumber daya manusia, antara lain sebagai berikut:

1. menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang objektif;
2. menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan;
3. merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya;
4. menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang tersedia;
5. menemukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama;
6. menemukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karier karyawan yang tepat dan menyeluruh;
7. menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistis;
8. menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya secara efektif;
9. penataan jabatan dan pengembangan organisasi;
10. membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi pegawai baru;
11. memperbaiki aturan atau alur kerja; serta
12. memperlancar hubungan kerja sama dan saling pengertian antar pegawai dan antar satuan organisasi.

Dalam sumber lain, Muafi (2018) menyebutkan bahwa terdapat beberapa keuntungan dari analisis jabatan, di antaranya adalah:

1. Analisis jabatan dapat menghasilkan data tentang kebutuhan kerja dan pribadi manusia untuk menentukan jenis pekerja yang akan dipilih.
2. Informasi analisis jabatan berperan penting dalam memperkirakan nilai dan kompensasi pekerjaan yang tepat. Di mana kompensasi pada umumnya tergantung pada keterampilan dan tingkat pendidikan seseorang.
3. Penilaian prestasi, dapat dilakukan dengan cara membandingkan prestasi pegawai. Analisis jabatan digunakan untuk menentukan aktivitas dan standar prestasi pekerjaan.
4. Adanya pelatihan suatu deskripsi jabatan harus memberikan keterangan tentang aktivitas keterampilan dan pelatihan dalam pekerjaan.

Tahapan Penyusunan Analisis Jabatan

Persiapan

Pada tahap persiapan ini terdapat dua pokok kegiatan, yaitu identifikasi jabatan dan penyusunan daftar pertanyaan. Kegiatan identifikasi jabatan dilakukan dengan pengenalan setiap jabatan yang berbeda dalam organisasi.

Sementara itu kegiatan penyusunan daftar pertanyaan atau daftar cek, dimaksudkan menentukan informasi yang harus diperoleh atau dikumpulkan, guna membatasi dan memfokuskan kegiatan sehingga hasilnya dapat dipergunakan untuk kepentingan tertentu.

Pengumpulan Data

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan beberapa teknis yang masing-masing teknis memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.

Teknik-teknik tersebut antara lain adalah pengamatan langsung (observasi), wawancara (interview), daftar pertanyaan (kuesioner), daftar cek (cheklist), partisipasi kerja (work participation), laporan kerja (logs), dan kombinasi dari beberapa teknis tersebut.

Pengolahan Data

Pengolahan data dilaksanakan dengan memilah-milah data yang relevan dan data yang tidak relevan dengan analis jabatan.

Setelah data yang berguna atau relevan dengan keperluan analis jabatan terkumpul, kemudian diadakan kajian (review) hasilnya yaitu, data jabatan yang telah disempurnakan.

Penyajian Informasi Jabatan

Dari tahap persiapan dan pengumpulan data, hingga pada pengolahan data, kegiatan analisis jabatan menghasilkan informasi-informasi jabatan. Dengan informasi jabatan tersebut seorang analis dapat menyusun berbagai bentuk informasi jabatan yang berguna bagi instansi pemerintahan.

Bentuk-bentuk tersebut antara lain deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job spesification), dan standar prestasi kerja (job performance standard).

Referensi:

Modul Universitas Terbuka ADPG4445 Analisis Jabatan Oleh Tri Priyo Sudjatmiko, dkk.

https://menpan.go.id/site/berita-terkini/langkah-penyusunan-anjab-dan-abk-dalam-penentuan-jabatan

Pentingnya Analisis Jabatan Dalam Meningkatkan Kompetensi Organisasi oleh Anisya Wahdati, Farida Octaviani, Shanty Komalasari, diakses melalui laman: http://ejournal.uigm.ac.id/index.php/EG/article/view/2095

https://bkppd.pohuwatokab.go.id/v03/bacablog/9

[1] Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja, dapat diakses melalui laman: https://jdih.menpan.go.id/dokumen-hukum/PERATURAN%20MENTERI/jenis/982?PERATURAN%20MENTERI